▽ 小さな見直しから始める、安心と効率の仕組みづくり

夏季休暇が近づいてくると、
『休みの間の引き継ぎはどうする？』
『ほかの人の進捗状況は大丈夫かな？』と少しずつ気になり始めます。

当社でも、社員が安心して休暇を取れるような体制づくりができたら――と、試行錯誤しております。

まだ、すべてのルールや仕組みが整っているわけではありませんが、少しずつ改善が進んでいる状況です。

社内でも、
『こういうところから始めたいよね』『まずはここを見直そう』
という会話がどんどん増えてきています。

今回はそんな、夏季休暇前後の業務管理の工夫について、整理してみたいと思います。

▽ 現状

当社では、社員の多くが現場（出向先）で働いていることもあり、
本社で一律のルールを作るよりも、各現場ごとでお任せしている状況がほとんどです。

そのため、

〇引き継ぎ内容が個人任せ

〇休暇明けのToDoが分かりづらい

・・・といったケースも、少なからずあります。

『ちゃんとやらなきゃ』と思いながらも、
明確なルールやチェックリストがないまま夏を迎えてしまうのが現状です。

▽ 少しずつ出てきた『こうしたいね』の声

最近は、
社内のあちこちで『こういうの作っておいたほうがいいかも』という前向きな声が出てきました。

たとえば、

『引き継ぎ用の簡単なテンプレートがあると助かるよね』

『休暇前に“最低限やっておくこと”をまとめた一覧が欲しい』

『共有フォルダの整理って、このタイミングがベストじゃない？』

こういった声が少しずつ増えてきたことで、
『まずは社内で小さな取り組みから始めてみよう』という動きが始まりつつあります。

▽ まず取り組みたい3つのこと

具体的には、こんなことから始めております。

〇簡易チェックリストの作成

『できた／できていない』を整理できるような、
簡単なチェックリストを作ること。

業務の進捗状況がわかるチェックリストがあれば、業務量の管理もしやすいですよね。

『完璧じゃなくてもできる範囲から』実行中です。

〇引き継ぎリストの導入

口頭やチャットだけで終わってしまいがちな業務引き継ぎを、
共通管理シートをつくり見える化しております。

いきなり義務化するのではなく、
『まずは使ってみよう』というスタンスで始めております。

〇情報共有の“温度差”を減らす工夫

出向先・本社・業務内容によってばらつきが出やすいこのテーマ。
Slackや公式LINEで『この時期に確認しておきたいこと』を案内するだけでも、
ちょっとした意識づけになるのでは、と考えています。

週30分程度でもOKなので、ミーティングの時間をつくり
同じ部署内でもコミュニケーションをとる時間を増やしています。

共有ファイルのデータも誰もが見やすく整理したり、
小さな気遣いが今後の効率化へつながります。

▽ 休暇を安心して取るために、仕組みが必要

社員がしっかりリフレッシュできることは、長い目で見て会社の力にもなるはずです。

『安心して休む』には、それを支える仕組みや準備が自然とできている状態が必要です。

当社もまだその途上にありますが、
まずは小さな一歩から、少しずつでも整えていきたいと考えています。

▽ まとめ

まだ形になっていないことも多いですが、
『こうしたい』という声があちこちから出てきている今こそ、
仕組みづくりを始めるチャンスです。

今後も、社員が安心して働き、安心して休める環境づくりを目指していきます。

【総務通信】夏季休暇前後の進捗管理、どう整えていく？